Bestuurssecretaresse

Bestuurssecretaresse

28 tot 36 uur per week | Drachten | gemeente Smallingerland 

Met een nieuwe bestuursperiode en een nieuw college in aantocht en daarbij ontwikkelingen binnen het cluster, bouwen wij aan een sterk en toekomstbestendig bestuurssecretariaat. Daarom zoeken wij twee bestuurssecretaresses die energie krijgen van bestuurlijke dynamiek, snel kunnen schakelen en overzicht houden in een omgeving waar veel tegelijk speelt.

Dit is de functie
Als bestuurssecretaresse ondersteun je het college van burgemeester en wethouders en werk je dicht op de bestuurlijke besluitvorming. Dat betekent werken in een omgeving waar politieke, maatschappelijke en organisatorische belangen samenkomen en prioriteiten snel kunnen veranderen. Juist daarin weet jij rust, overzicht en structuur aan te brengen. 

Samen met je collega’s ondersteun je meerdere bestuurders met ieder een eigen portefeuille en dynamiek. Agenda’s kloppen, bestuurders zijn goed voorbereid en bestuurlijke processen verlopen soepel. Daarbij kijk je verder dan alleen plannen en organiseren. Je bewaakt prioriteiten, signaleert knelpunten en schakelt snel wanneer omstandigheden veranderen. Dankzij jou kunnen bestuurders zich volledig focussen op de inhoud. 

Je bent een belangrijke schakel tussen bestuur, organisatie en inwoners. Dat vraagt bestuurlijke sensitiviteit, discretie en het vermogen om snel te schakelen tussen verschillende onderwerpen, belangen en werkstijlen. Daarbij is het belangrijk dat je weet wat er speelt binnen de organisatie en hoofd- van bijzaken kunt onderscheiden. 

Samengevat ziet jouw werk er als volgt uit:  

• beheren van complexe agenda’s en bewaken van prioriteiten
• inhoudelijk en praktisch voorbereiden van vergaderingen en overleggen
• coördineren en bewaken van de bestuurlijke stukkenstroom en deadlines
• overzicht houden in lopende dossiers, processen en acties
• schakelen met collega’s, inwoners, bestuurders en externe relaties
• signaleren van knelpunten en bijdragen aan een soepel verloop van bestuurlijke processen  

Je werkt onder andere met iBabs voor bestuurlijke besluitvorming en InProces voor proces en dossierbeheer. Voor de dagelijkse samenwerking maak je gebruik van Microsoft 365. 

Dit is jouw team
Je maakt onderdeel uit van het team Concern: een veelzijdig team van ruim 40 collega’s verantwoordelijk voor inkoop en aanbesteding, de advisering en ondersteuning van bestuur, directie en management, openbare orde en veiligheid, juridisch advies, geschillenbeslechting, mediation, klachtenbehandeling, privacy en verzekeringen. Dit zijn uiteenlopende aandachtsgebieden, maar we staan voor elkaar klaar en vangen elkaar op waar nodig. De sfeer is open en betrokken: we helpen elkaar, werken nauw samen en spreken elkaar aan als dat nodig is. Het cluster bestuurssecretariaat bestaat nu uit drie ervaren collega’s en vanwege uitbreiding van verantwoordelijkheden breiden we uit naar vijf.  

Dit zoeken wij
Bij Smallingerland staat de mens voorop, werken we doelmatig, maken we waar wat we zeggen, hechten we waarde aan efficiënt maar ook prettig samenwerken en tonen we eigenaarschap. We zoeken twee bestuurssecretaresses die deze waarden met ons delen en verder beschikken over: 

• Mbo+/hbo werk en denkniveau
• Relevante werkervaring in een ondersteunende functie op bestuurlijk of directieniveau
• Digitale vaardigheid en het vermogen om makkelijk te schakelen tussen verschillende systemen
• Aantoonbaar gevoel voor bestuurlijke en politieke verhoudingen
• De skills om overzicht te houden, prioriteiten te stellen en vooruit te denken in een omgeving waar veel tegelijk speelt, waarbij je zorgvuldig en professioneel handelt en prettig samenwerkt met collega’s en externe relaties
• Beschikbaarheid op vrijdag als vaste werkdag  

Daarbij over de HR21 competenties: flexibiliteit, zelfstandigheid, klantgerichtheid, schriftelijke communicatie en plannen en organiseren. 

Dit bieden wij
We bieden je een organisatie waarin jij het verschil kunt maken. Een organisatie met korte lijnen, duidelijke visie en veel vertrouwen in jouw professionaliteit. Je krijgt regelruimte, ontwikkelkansen en ruimte om te groeien, zowel vakinhoudelijk als persoonlijk. Daarbij kun je rekenen op uitstekende voorwaarden: 

• 18,05% Individueel Keuze Budget (IKB)
• Flexibel in te delen werktijden en thuiswerkmogelijkheden
• Goede pensioenregeling
• Opleidingsmogelijkheden en doorgroeikansen
• Reiskosten- en thuiswerkvergoeding
• Leasefietsregeling en goede parkeerfaciliteiten 

Salaris
Het salaris wordt in overleg bepaald op basis van opleiding en ervaring en bedraagt minimaal € 2875,- (aanloopschaal 7) en maximaal € 4556,- (standaardschaal 8) bruto per maand bij een fulltime dienstverband (van 36 uur per week). Bovenop dit salaris ontvang je het IKB. 

We hebben de intentie om een langdurige samenwerking voor onbepaalde tijd aan te gaan en beginnen met een contract voor een jaar. Dit in de generieke functie van Medewerker administratief en secretarieel I.  

Heb je vragen?         
Neem dan voor inhoudelijke vragen contact op met Rein Willem van der Wal (Teamleider) via 0512 581234. 

Voor vragen over de procedure kun je terecht bij Elko Hamstra (Adviseur werving & selectie) via e.hamstra@smallingerland.nl of 06 31102684. 

Heb je interesse?
Dan ontvangen we graag uiterlijk 7 juni een sollicitatie van jou via werken in Friesland. 

Lees hier meer over werken bij Smallingerland.  

Voordat je in dienst treedt is het overleggen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) verplicht. 

Wy binne in twatalige organisaasje. Dat betsjut datst iepenstiest foar it Frysk.

Solliciteer