In het kort
De Vereniging van Groninger Gemeenten is de vereniging waarbinnen de Groninger gemeenten elkaar ontmoeten, kennis met elkaar delen, elkaar inspireren, afspraken met elkaar maken en in verbinding staan met andere overheden en maatschappelijke partners.
Dit doen we rondom collectieve en grensoverschrijdende opgaven, thema's en onderwerpen, waarbij de VGG de verbinding tussen de partners faciliteert. Samenwerken, verbinden en vernieuwen vormen daarin de kernwoorden. De VGG kent een klein enthousiast team van medewerkers en is gehuisvest in Ten Boer.
Het Dagelijks Bestuur van de VGG wordt gevormd door politiek bestuurders uit de Groninger gemeenten. Daarnaast nemen afgevaardigden vanuit de Kring van Gemeentesecretarissen en de Griffierskring zitting in het Dagelijks Bestuur.
Binnen de VGG is de vacature ontstaan van management assistent /projectondersteuner.
Wie wij zoeken
We zijn op zoek naar een energieke, daadkrachtige collega die vol enthousiasme aan de slag gaat binnen ons kleine, gemotiveerde team. Je bent gedreven en ambitieus en toe aan een eerste stap in jouw carrière. Dienstverlening is je eerste natuur en organiseren zit jou in het bloed. Je werkt zelfstandig en hebt een proactieve houding. Je denkt graag mee, bent creatief en je bent niet bang om nieuwe wegen te bewandelen. Deze baan biedt veel vrijheid maar ook veel verantwoordelijkheid.
Jouw werkomgeving
Je werkt in een politiek bestuurlijke omgeving en bent een gezicht voor velen. Je kunt jezelf omschrijven als toegankelijk en mensgericht en je beschikt over enige mate van politieke sensitiviteit. Je bloeit op in een dynamische werkomgeving waarin je snel kunt schakelen tussen verschillende onderwerpen en thema's en je laat je niet uit het veld slaan door adhoc-taken of onverwachte omstandigheden.
Ons team is gelijkwaardig en betrokken en aan een gezonde dosis humor ontbreekt het niet. In deze functie zit je niet alleen op kantoor maar ben je ook regelmatig onderweg. Het werkterrein is breed en er zijn veel mogelijkheden om te leren en te groeien.
Secretariaat:
- Organiseert bijeenkomsten en activiteiten;
- Organiseert de logistieke planning en het beheer van afspraken en agenda's;
- Verricht representatieve taken;
- Draagt zorg voor de voorbereiding, verslaglegging en afhandeling van vergaderingen en bijeenkomsten.
Procesbewaking:
- Bewaakt en verzorgt het proces omtrent de voortgang en afhandeling van vergaderafspraken;
- Verricht voortgangscontroles en bewaakt planningen en afspraken uit het dagelijkse werk;
- Stelt richtlijnen, protocollen en procedures op voor de uitvoering van werkzaamheden.
Administratie:
- Draagt zorg voor het beheer en bewerkingen van (digitale) bestanden en systemen;
- Voert de financiële administratie uit voor de VGG;
- Draagt zorg voor de kwaliteit, toegankelijkheid van informatiestromen en administraties.
Ondersteuning:
- Werkt samen met de collega's aan de voorbereiding en uitvoering van projecten;
- Stelt (management)rapportages en overzichten op;
- Signaleert in het werk en bij projecten mogelijke knelpunten en doet verbetervoorstellen.
Communicatie:
- Schrijft nieuwsberichten voor de website en sociale media over activiteiten van de VGG;
- Houdt de website up-to-date.
Jij:
- Je hebt minimaal een MBO+ werk- en denkniveau;
- Bent proactief, flexibel en hebt een hands-on mentaliteit;
- Hebt kennis van de gemeentelijke overheid;
- Beheersing van het MS-office pakket;
- Hebt de beschikking over een auto, dit is gezien de aard van de functie noodzakelijk;
- Hebt ervaring en affiniteit met PR en sociale media;
- Kennis van/ervaring met SnelStart is een pré.
Wij bieden:
De functie is ingeschaald in salarisschaal 8 CAO-gemeenten/HR 21 normfunctie medewerker administratief en secretarieel I. Net afgestudeerd, dan geldt een aanloopschaal in salarisschaal 7. De functieomvang bedraagt 0,8 fte. Inschaling is afhankelijk van vooropleiding en ervaring en bedraagt maximaal € 4.556,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband (36 uur). Boven op je salaris ontvang je een individueel keuzebudget van 17,05% waarbij je kunt kiezen voor een jaarlijkse of maandelijkse uitbetaling. Daarnaast krijg je een laptop en telefoon van de zaak, zodat je altijd optimaal kunt werken, waar je ook bent.
Wij bieden een jaarcontract met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
De arbeidsovereenkomst wordt verstrekt vanuit de gemeente Groningen, waarbij het gemeentelijk arbeidsvoorwaardenpakket wordt gevolgd. Vanuit de gemeente Groningen vindt detachering plaats naar de VGG. Detachering vanuit de eigen organisatie behoort tot de mogelijkheden.
Meer weten?
Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Monique Folkers, management assistent /projectondersteuner VGG. Dit kan per mail: m.folkers@groningergemeenten.nl of telefonisch: 06 82792460
Interesse?
Je kunt tot en met zondag 10 mei je belangstelling kenbaar maken via: secretariaat@groningergemeenten.nl o.v.v. vacature management assistent.
De sollicitatiegesprekken vinden plaats op woensdag 20 mei op het gemeentehuis in Ten Boer. Voor een eventueel vervolggesprek is woensdag 27 mei gereserveerd.
Startdatum van deze functie: 1 september.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Voor de invulling van deze vacature maken wij geen gebruik van werving- en selectiebureaus.
